Confirmación de asistencia por WhatsApp: organiza tus eventos con estos pasos y consejos

Por la rutina tan ajetreada que llevan muchos clientes es comprensible que a veces se olviden de pagar la cuota de una deuda o asistir a una cita médica. En esas circunstancias te das cuenta de lo fundamental que es la confirmación de asistencia por WhatsApp.

Previene que te descuides de asuntos relevantes. Por eso, si aún no estás aprovechando todo el potencial de esta herramienta, tranquil@. Aquí conocerás qué es la confirmación de asistencia por WhatsApp, cómo crear eventos y hacer seguimiento a la participación de tus invitados para que todo marche como lo planeaste.

Es verdad, el correo electrónico y los mensajes de texto son dos recursos gratuitos y bastante útiles en la planificación de todo tipo de eventos, pero se quedan cortos con respecto al alcance, personalización y poder que tiene WhatsApp.

Mejor profundicemos en el tema y evalúa de acuerdo a tus propios criterios si es lo que necesitas para robustecer tu equipo de Contact Center. ¡Vamos!

¿Qué es la confirmación de asistencia por WhatsApp?

La confirmación de asistencia por WhatsApp es una práctica tecnológica que busca que una empresa obtenga respuestas directas y rápidas de los clientes cada vez que los invita a participar en determinados eventos. Esto ayuda a la organización y planificación. 

Según Statista, alrededor de 2000 mil millones de personas en el mundo utilizan WhatsApp y la tendencia apunta a que seguirá creciendo. En México, por ejemplo, el 92 % de los usuarios usan la app, en Brasil el 99 % y hay más de 400 millones de usuarios activos en La India.

Sus atributos más fuertes (cercanía, inmediatez y familiaridad) lo hacen un canal ideal para la gestión de citas y recordatorios, dejando un escalafón por debajo a los correos y mensajes de texto, que también tienen lo suyo.

Ahora bien, hay que aclarar algo: la función de confirmación de asistenciaestá presente tanto en WhatsApp Business como en WhatsApp Business API. Este último tiene mayores capacidades avanzadas. Por eso, vamos a centrarnos en él.

¿Cómo se hace una confirmación de asistencia por WhatsApp?

Para hacer una confirmación de asistencia por WhatsApp, primero verifica si cumples con las políticas de Meta y luego elige un proveedor externo para la API. Una vez tengas la herramienta usa chatbots para lanzar invitaciones a eventos, crea mensajes usando plantillas y personalízalas. Luego, crea un calendario de citas y haz seguimiento.

Sigue estos pasos para que sepas como se confirma asistencia por WhatsApp:

A continuación, el desarrollo de cada punto.

Verifica si cumples con las políticas de Meta

Meta tiene una lista de requisitos para todas las empresas que aspiren a obtener la API de WhatsApp Business. Verifica en este enlace si cumples con todas las políticas antes de buscar un proveedor. Los negocios que se dedican a la venta de tabaco o artículos relacionados a este, por ejemplo, deben abstenerse de solicitar la API.

Lo mismo sucede para aquellos que se dedican a la venta de alcohol, drogas, suplementos alimentarios no seguros, armas, animales, servicios de transmisión por internet, de apuesta con dinero, de citas online, venta de ciertos dispositivos médicos y criptomonedas.

Luego de asegurarte de estar alineado con dichas políticas (la cual te sugerimos leerlas sin prisas y con detenimiento) llega el momento de crearte una cuenta de administrador de Meta y asociarla a la página de Facebook de tu negocio.

Elige un proveedor de la API de WhatsApp Business

El siguiente paso es la elección de un proveedor externo autorizado por Meta para la adquisición de la API (es decir del interfaz de programación de aplicaciones que hará posible las integraciones de varios sistemas y compartir datos).

Ten presente sus diferencias respecto a la versión anterior. Con WhatsApp Business debes descargar la aplicación por Play Store y sus funciones son limitadas, por lo que es ideal para pequeñas empresas. En cambio, con la API gozas de más funciones y está diseñada para medianas y grandes empresas que manejan numerosos clientes.

Con la API de WhatsApp Business es posible la automatización respuestas para altas solicitudes de mensajes, integración con otras herramientas existentes como el CRM, gestión multiagente, chatbots, plantillas preconfiguradas y personalizables, acceso a reportes que permiten estudiar el alcance de tus estrategias comerciales, entre otros.

La experiencia omnicanal que aporta tiene un impacto positivo en la relación con tus clientes ya que permite dar respuestas rápidas, interactuar con ellos por sus canales favoritos y seguir la comunicación sin perder el hilo del tema.

Si quieres saber cómo acceder a esta herramienta, mira el siguiente video. 👇

Usa chatbots para la invitación de eventos

Con los chatbots podrás llegar a una voluminosa audiencia ya sea para organizar webinars en los que busques compartir contenido de valor con tus clientes o programar citas. Es acorde a lo que persigues: ofrecer una atención de primer nivel.

En el servicio al cliente en salud resulta imprescindible. Descongestiona las líneas telefónicas, ofrece información detallada sobre los horarios disponibles y los especialistas, envía recordatorios y, de presentarse algún percance, el paciente tiene la facultad de reprogramar la cita.

En el sector educativo, facilita la inscripción a cursos gratuitos, la programación de exámenes, acceso a calificaciones y otros procesos rutinarios que probablemente un equipo de 12 agentes no se daría abasto por la cantidad de estudiantes en línea.

Usa plantillas para crear mensajes

Para confirmar asistencia por WhatsApp usa las plantillas que te proporciona la API y configúralas según tus necesidades. Los formatos más típicos son los siguientes: dar a conocer productos nuevos, lanzar ofertas en fechas especiales, recuerdos de compra e invitaciones a eventos.

Respecto a este último, estructura el mensaje incorporando los datos más relevantes (fecha, hora y ubicación), incluye llamados a la acción, consigna el nombre del invitado, usa un lenguaje claro y preciso, sé breve y evita el uso de palabras técnicas. En la medida de lo posible, aunque esto es algo opcional, evita enviar enlaces para que no salgan del chat.

Al enviar invitaciones a eventos tu objetivo es que confirmen su asistencia y mientras más rápido lo hagan mejor, pero, como es razonable, los clientes se tomarán su tiempo para revisar su agenda. Lo bueno es que al tratarse de WhatsApp te leerán bastante rápido.

Dentro de la plataforma del proveedor crea los mensajes interactivos

Crea un calendario de citas

Organizar un calendario de citas a través de WhatsApp ayudará a coordinar los horarios de los participantes, facilitando la planificación y asegurando la participación máxima. Puedes usar el Google Calendar como herramienta complementaria. Así los clientes podrán visualizar de manera dinámica cuando les toca asistir a su cita y tomar sus previsiones.

Haz seguimiento a la participación de clientes

Realizar un seguimiento proactivo permite ajustar la logística del evento según las confirmaciones recibidas, asegurando una planificación precisa. De esta manera, si tienes un evento presencial, por ejemplo, en el que ya tienes la cifra de personas que confirmaron su asistencia podrás imprimir el material necesario o mandar el archivo a sus correos.

Ejemplos de confirmación de asistencia por WhatsApp

Hay muchas formas de exprimir WhatsApp Business API. Puedes usarlo para la presentación de un nuevo producto, obtener feedback de tus clientes para seguir introduciendo mejoras en el servicio y programar citas médicas con ayuda de los chatbots. Con estas plantillas tendrás una idea más clara de cómo estructurar tus mensajes.

Citas médicas

Hola [nombre del paciente] 👋,

Te recordamos que tienes una cita médica programada para mañana. Aquí están los detalles nuevamente:

📅 Fecha: [fecha de la cita]
⏰ Hora: [hora de la cita]
📍 Ubicación: [enlace de dirección de la Clínica]

Por favor, confirma tu asistencia respondiendo a este mensaje. Si no puedes asistir, avísanos con anticipación para reprogramarla.

[Botón de confirmación de asistencia] [botón de reprogramación de cita]

¡Esperamos verte pronto y cuidar de tu salud!

Eventos educativos y de formación

Hola [nombre del invitado] 👋, en nombre de [nombre de la empresa]

Queremos invitarte a participar de nuestro próximo evento [nombre del evento], que se llevará a cabo el [fecha] a las [hora] en [lugar]. Nos encantaría contar contigo. Estarán presentes los ponentes [nombre de los expositores] quienes se tomarán fotos con nuestros invitados al término del evento.

¿Podrías confirmarnos si asistirás?

[Botón de confirmación de asistencia] [botón de “no podré, lo siento”]

¡Esperamos verte allí! 🤗
Saludos.

Para recoger el feedback de tus clientes

Hola [nombre del cliente] 👋
Esperamos que estés disfrutando de tu nuevo [nombre del producto]. Ahora nos encantaría conocer tu opinión sobre tu experiencia con nuestro producto.

¿Qué te gusta más del [nombre del producto]? ¿Hay algo que podamos mejorar? Tu opinión es muy importante para nosotros y nos ayuda a seguir ofreciendo productos de alta calidad que se adapten a tus necesidades.

¡Por favor, comparte tu opinión con nosotros! 📝 Apreciamos tu tiempo y tus comentarios.

¡Gracias por elegir [nombre de la empresa]! ¡Esperamos seguir siendo tu elección número uno en productos de calidad!

Para más detalles o consultas, no dudes en contactarnos directamente.

¡Gracias nuevamente y esperamos escuchar tu opinión pronto! 🌟

Para registrar datos del usuario

Hola [nombre del participante] 👋,

Es un gran honor invitarte a participar de nuestra próxima conferencia [nombre de la conferencia] Tu presencia es muy importante para nosotros, por eso esperamos verte allí. Para participar debes ingresar a este enlace y llenar todos los campos. 

Luego de ello confirma tu asistencia respondiendo con un "Sí" o "No". Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, no dudes en escribirnos. ✍️

Fecha: [fecha de la conferencia]
Hora: [hora de Inicio]
Lugar: [ubicación]

¡Gracias y esperamos contar contigo!
[nombre de la empresa]

¿Qué te han parecido estas invitaciones digitales con confirmación de asistencia? Inclúyelas en tus estrategias de marketing para mejores resultados.

¿Qué escribir en una invitación por WhatsApp?

Al redactar una invitación por WhatsApp considera detalles clave del evento, como lugar, hora, fecha, nombre del cliente, instrucciones para confirmar la asistencia y un llamado a la acción persuasiva. No olvides de emplear un lenguaje simple y ameno.

¿Qué proveedores permiten gestionar confirmaciones de asistencia en WhatsApp?

Existen muchos proveedores de la API de WhatsApp Business. Ticker es una opción a considerar: unifica varios canales de atención (WhatsApp, Instagram, web chat y Facebook), dispone de chatbots para reducir los tiempos de espera, te permite hacer seguimiento de las interacciones, acceder a reportes sobre el alcance de tus campañas, entre otros. 

Conclusiones

Con la confirmación de asistencia por WhatsApp diles adiós a los quebraderos de cabeza cada vez que tengas que planificar un evento. Sácales el jugo a estas plantillas, consejos para construir mensajes persuasivos y pasos para adquirir esta función.

Para maximizar los resultados, te recomendamos establecer una fecha límite para confirmaciones, enviar recordatorios cerca de la fecha límite, usar botones con respuestas preconfiguradas para simplificar el proceso, informar sobre cualquier cambio o actualización del evento días previos a la realización del mismo.

Por último, no olvides agradecer tanto aquellos que confirmaron su asistencia como aquellos que contestaron que no podrán ir. De este modo, notarán que la empresa aprecia y valora el tiempo valioso que se toman en leer y responder. ¿Cuándo será tu próximo evento? Aplica estos tips para facilitar la confirmación de lectura por WhatsApp y ¡haz vivir a tus clientes una experiencia inolvidable!