Descubre cómo automatizar un negocio en 7 pasos

La fuerza laboral es el corazón de una empresa y a diario realiza diversas tareas, muchas de estas pueden ser repetitivas y consumen excesivo tiempo. ¿No es razonable recurrir a la tecnología para que concentren sus esfuerzos en actividades más estratégicas? Evidentemente sí, por eso, aquí conocerás cómo automatizar un negocio.

La automatización está ganando fuerza en el sector empresarial y sin importar el tamaño del negocio. Está presente en logística, análisis de datos, atención al cliente, ventas y marketing y procesos administrativos, por mencionar las áreas más burocráticas.

En este artículo, me centraré en explicar el paso a paso para implementar la automatización y una lista de las tecnologías que están en tendencia y que te ayudarán a optimizar mejor tus recursos. ¡Acompáñame y descubre por qué la necesitas!

¿Qué es la automatización de negocios?

La automatización de negocios es la aplicación de tecnología a tareas empresariales que demandan un excesivo trabajo manual. Su objetivo es simplificar procesos, reducir errores y liberar recursos para que los trabajadores puedan centrarse en tareas más complejas.

Estos son los beneficios de automatizar procesos en una empresa:

• Mayor seguridad de la información: los archivos más importantes de la empresa al estar almacenados en papeles impresos corren el riesgo de perderse o incendiarse, pero con la automatización tienen copias de seguridad y mayor protección.
  
• Ahorro de recursos: al liberar a los trabajadores de tareas manuales y repetitivas, estos pueden dedicarse más tiempo a actividades como el pensamiento creativo, ajustes en la marcha de algún proyecto y toma de decisiones.
  
• Procesos estandarizados: la automatización implica el seguimiento de ciertos procesos de trabajo que quedan uniformizados con la práctica.
  
• Eficiencia operativa: en todos los niveles donde se aplique la automatización incrementará la eficiencia de tareas que antes consumían mucho tiempo y esfuerzo.
  
• Reducción de errores: la automatización aporta precisión y calidad.
  
• Decisiones informadas: con los datos precisos que proporciona la automatización y que muestran tendencias y comportamientos, las empresas pueden tomar mejores decisiones, ya que están basadas en información y no en conjeturas.
  
• Competitividad: cuando los trabajadores usan la tecnología que le facilita el trabajo ganan conocimientos técnicos que aumentan su cualificación y competitividad.
  
• Mejor experiencia del cliente: los clientes viven experiencias más satisfactorias y plenas cuando son atendidos con rapidez y tratan con empleados felices.

Ahora que sabes qué es automatizar una actividad en el campo empresarial y las ventajas que trae consigo, veamos cómo implementar la automatización.

¿Cómo automatizar un negocio?

Para automatizar un negocio, identifica las áreas problemáticas del negocio, define objetivos de automatización, investiga qué plataformas de automatización se adaptan a tus necesidades, revisa si tu presupuesto te permite adquirirlas y selecciónalas. Por último, capacita a tu personal sobre el uso de dichas herramientas y haz seguimiento.

Sigue estos pasos para automatizar un negocio:

A continuación, el desarrollo de cada punto.

1. Identifica las áreas problemáticas del negocio

¿Qué procesos de tu negocio requieren automatización? Identifica las tareas que manualmente exigen una cantidad innecesaria de recursos. Por ejemplo, ¿cómo es el proceso de selección de candidatos en recursos humanos? ¿Las convocatorias se prolongan más de lo previsto? ¿Por qué tardas tanto tiempo en encontrar al talento idóneo?

En recursos humanos, hoy en día, hay softwares de reclutamiento del talento que te permiten seguir el rendimiento de los candidatos en las pruebas psicotécnicas, test de personalidad, pruebas de inteligencia y de compatibilidad con el puesto de trabajo, sea cual fuere los exámenes que las empresas consideren necesarios aplicar.

En la parte de gestión de documentos, hay herramientas que facilitan la localización, edición, garantizan seguridad, evitan la duplicidad y aceleran el flujo de trabajo. En ventas, los chatbots son los mejores aliados para atender volúmenes de mensajes y llamadas.

2. Define objetivos de automatización

Una vez definas qué áreas de la empresa requieren automatización, pregúntate ¿qué quieres lograr con la automatización? ¿Buscas reducir el tiempo de espera? ¿Quizá mejorar el nivel de satisfacción de los clientes? Tienes que saber hacia dónde quieres llegar con la automatización y qué harás con ese tiempo que te permitirá ahorrar.

A lo mejor tienes en mente construir un proyecto ambicioso o quieres lanzar un nuevo producto al mercado, pero tu personal está tan ocupado en sus propias responsabilidades que añadirles trabajo extra puede no ser oportuno y quizá motive incomodidades.

No olvides apostar por objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables y relevantes) y establecer plazos para avanzar con seguridad. Sin objetivos claros no servirá de nada invertir en la tecnología más cara del mercado, necesitas un norte motivador.

3. Investiga sobre plataformas de automatización

En tu búsqueda seguro encontrarás un mar de plataformas de automatización que pueden marearte, por lo que necesitas regirte por ciertos criterios básicos para tomar decisiones acertadas. La seguridad, por ejemplo, tiene un peso importante.

Para el manejo de archivos sensibles de la empresa, es preciso conocer qué mecanismos de seguridad posee. En cuanto a compatibilidad, mínimamente exige que pueda integrarse con otras herramientas con las que ya trabajas. Respecto a escalabilidad, la plataforma de automatización debe ser capaz de crecer y adaptarse a las necesidades cambiantes.

Asimismo, debe ser capaz de generar informes para evaluar el rendimiento de las áreas y la interfaz debe ser intuitiva, práctica y fluida, de lo contrario no valdría la pena invertir en algo que en lugar de facilitarte las cosas las haga más complicadas. ¿Tiene sentido cierto? El presupuesto es otro factor importante, en muchos casos decisivo.

4. Revisa tu presupuesto

Hasta ahora hemos hablado de herramientas robustas que obviamente requieren de una inversión inicial y de otros costos operativos a largo plazo. No tienes que impulsar una transformación de golpe que implique desembolsar una cantidad de dinero que afecte tu caja. Puedes iniciar con una plataforma y evaluar cómo te va.

Recuerda que no estás comprando una herramienta de por vida, eres libre de prescindir de ella cuando veas que no es lo que esperabas. Por eso, es recomendable usar la versión gratuita para que te asegures de que cumple con tus expectativas en cuanto a interfaz, seguridad, escalabilidad y otros factores compatibles con la personalidad de tu marca.

5. Elige las plataformas de automatización

Después de la investigación, viene la selección de las plataformas que mejor se adapten a tus requerimientos. Precisamente, hay que hacer una distinción clara entre aquellas que simplifican procesos muy complejos y aquellas que no tienen la suficiente envergadura para tus fines comerciales, como la traducción, la elaboración de contenidos y el diseño.

En este apartado veremos las herramientas de automatización más populares en los procesos de las empresas:

Chatbots

Los chatbots son una alternativa rentable, sin duda, pues realizan diversas tareas, desde orientación a los clientes hasta llamadas para recordatorios de pago. Las demoras en la atención al cliente ya no deberían ser un problema a estas alturas con esta tecnología que está en tendencia y cuya demanda seguirá creciendo.

Plataformas omnicanales

Brindan experiencias personalizadas, satisfactorias y gestionan de manera ordenada los datos de los clientes en un único lugar. Según Forbes, la integración y escalabilidad son dos de sus rasgos muy apreciados por empresas que han visto un incremento significativo en sus ventas.

WhatsApp Business API

Para respuestas rápidas, notificaciones automáticas, plantillas personalizables y una mejor segmentación de tus clientes, WhatsApp Business API es una opción atractiva. En general, potencia el marketing conversacional. Si quieres saber cómo acceder a esta herramienta, te dejo este video.👇

LMS

Se trata de sistemas de gestión de aprendizaje que usan muchas empresas para capacitar a su personal, cerrar brechas de habilidades, fomentar la integración social entre sus trabajadores y mejorar su rendimiento y employee engagement.

LXP

A diferencia del LMS, está plataforma está más centrada en la experiencia del usuario y contiene gamificación; se podría decir que está un escalafón por encima de los LMS al ser más personalizado, amigable y fluido.

Plataformas de gestión de cobranza

La gestión de cobranza puede ser engorrosa cuando se prescinde de la tecnología, pero afortunadamente hay plataformas cuyas funciones van desde el envío de recordatorios de pago hasta la generación de informes. La automatización agiliza el proceso y reduce la carga de trabajo manual.

Automatización de email marketing

Para el éxito de tus campañas, la automatización de email marketing puede ser otro gran aliado. Es idóneo para el envío de mensajes masivos y segmentación de clientes.

Programación de contenidos por redes sociales

Gracias a herramientas como Hootsuite es posible programar todos los contenidos de tus redes en las horas y días que tu prefieras sin la necesidad de tener personal en todos los turnos.

6. Capacita sobre el uso de herramientas de automatización

Una vez implementadas las herramientas de automatización, es crucial capacitar a tu equipo sobre su uso efectivo. Las sesiones proporcionan formación para garantizar que todos comprendan cómo aprovechar al máximo estas herramientas.

7. Realiza un seguimiento

El proceso de automatización no termina después de la implementación. Debes realizar un seguimiento constante para evaluar su eficacia. Esto implica hacer ajustes según sea necesario para garantizar que tu negocio continúe beneficiándose de la automatización.

Si has hecho una buena investigación previa y tienes a la mano el contacto de soporte técnico para cuando surjan posibles fallas, no dudes en expresar todas tus inquietudes para asegurar el funcionamiento permanente de la herramienta.

¿Te preguntabas cómo se puede automatizar un negocio? Incluye estos pasos en tu plan de transformación y ¡alcanza mejores resultados!

¿Qué negocios se pueden automatizar?

Prácticamente cualquier tipo de negocio puede beneficiarse de la automatización. Desde pequeñas empresas hasta corporativos, la clave está en identificar las áreas que pueden mejorar mediante la aplicación de tecnología automatizada.

¿Qué se puede automatizar en una empresa?

Por lo general, las áreas que requieren de automatización en una empresa son marketing, atención al cliente, cobranzas, análisis de datos, gestión de inventarios, gestión de volúmenes de documentos, soporte técnico, recursos humanos, gestión de proyectos, cadena de suministro, capacitaciones corporativas y procesos de producción.

¿Cómo sé si mi empresa necesita automatización?

Una empresa necesita automatización cuando tiene cuellos de botella en diversas áreas, errores frecuentes o una carga de trabajo abrumadora. Con la automatización se puede mejorar la eficiencia y liberar recursos para actividades más estratégicas.

Conclusiones

La automatización de negocios es una necesidad en el mundo empresarial. Aporta competitividad, innovación y contribuye a cerrar la brecha de habilidades entre el personal (si es que se imparte con justicia). Todo esto lo hace posible al simplificar procesos que exigen muchos recursos y que te impiden desarrollar tareas más importantes.

Quizá lo más desafiante de su implementación no sean los costos iniciales ni que tan intuitiva es, pues hay herramientas con tarifas que se adaptan a todos los tamaños de empresas y con funciones prácticas que no requieren de conocimientos técnicos avanzados. 

Quizá lo más desafiante sea el hecho de hacer que la fuerza laboral la vea como una herramienta complementaria y útil en su formación profesional. Asimismo, que vea en ella una solución moderna para mejorar sus resultados.

Y es que cuando se habla de automatización pueden surgir ciertas resistencias al cambio para las cuales tienes que tener una respuesta clara y convincente. Solo con equipos remando en la misma dirección podrás superar tus objetivos comerciales y prosperar.