En el ámbito de las ventas, la eficiencia es la clave. Crear un proceso de ventas súper eficiente implica minimizar tareas redundantes y optimizar para un mayor retorno de inversión.
Afortunadamente, con la automatización de ventas, ya no tienes que preocuparte por gestionar tus tareas. Puedes alcanzar cuotas más altas con las tareas repetitivas resueltas.
Suena genial, ¿verdad? Sin embargo, en la práctica, la automatización de ventas puede ser bastante complicada y si no se hace correctamente, puede romper tu canal de ventas. Para crear una experiencia de ventas fluida y sin problemas, es clave comprender qué procesos tienen sentido automatizar y cuáles requieren un toque humano.
Encontrar el equilibrio adecuado lamentablemente es un punto delicado para muchos. En este artículo, tendrás las mejores prácticas y casos de uso en los que la automatización de ventas es fundamental.
¿Qué es la automatización de ventas?
La automatización de ventas implica el uso de herramientas digitales, como una plataforma omnicanal, para eliminar las tareas repetitivas y manuales. Su enfoque está en mejorar la eficiencia del proceso de ventas y aumentar la productividad de los miembros del equipo de ventas.
Desde el envío de mensajes por WhatsApp hasta la configuración de recordatorios, la automatización de ventas ofrece una solución valiosa para tu equipo de ventas al asegurar que no se pierda ninguna oportunidad de venta.
De acuerdo con McKinsey, aproximadamente un tercio de los procesos de ventas puede ser automatizado. A continuación, se detallan algunos de los procesos en la cadena de valor de ventas que pueden beneficiarse de la automatización.
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Beneficios de la automatización de ventas
La elección de la automatización de ventas garantiza eficiencia, productividad y ahorro de tiempo. Además, los beneficios adicionales que conlleva automatizar el proceso de ventas son los siguientes.
Mejora tus ingresos
Al liberar a tus vendedores de las tareas administrativas, les brindas la oportunidad de perfeccionar sus habilidades de ventas. Esto se traduce en cierres más rápidos, el logro de metas y un incremento en los ingresos por ventas.
Al estar enfocados en la interacción con los clientes y en impulsar las ventas, tu equipo puede generar un impacto significativo en el éxito comercial.
Impulsa el live time value
Todos tus esfuerzos de ventas se desaprovechan cuando un cliente abandona. Sin embargo, la automatización puede proporcionarte señales de advertencia basadas en las actividades del usuario, el uso del producto o si su suscripción ha sido cancelada.
Estas señales de advertencia, combinadas con seguimientos programados y frecuentes, aseguran que tu equipo de ventas cumpla con las expectativas del cliente y evite la pérdida de ellos.
La automatización permite detectar indicios de posible abandono de clientes, lo que brinda la oportunidad de intervenir y mantener una relación firme. Con la información adecuada en manos de tus vendedores, pueden tomar medidas proactivas para retener a los clientes y mejorar su satisfacción.
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Te enfocas en clientes de alta conversión
No todos los clientes potenciales son iguales, y no deberías tratarlos como si lo fueran. La puntuación automatizada de clientes potenciales ayuda a los vendedores a categorizar, segmentar e identificar clientes potenciales según la intención de compra, las actividades del cliente potencial y más.
Basándote en tu proceso de ventas, puedes interactuar primero con los clientes potenciales más prometedores y guiar a los menos activos hacia una secuencia de nutrición.
La puntuación automatizada de clientes potenciales permite a los equipos de ventas priorizar y enfocar sus esfuerzos en aquellos clientes potenciales con mayor probabilidad de conversión. Al identificar las señales de compra y las interacciones clave, pueden optimizar su enfoque y aumentar la eficacia de sus estrategias de venta.
Mejora la experiencia de usuario
Los prospectos esperan que los vendedores respondan a sus consultas en la primera hora. Con la automatización, puedes distribuir estos clientes potenciales, enviar comunicaciones automatizadas e integrar marcadores virtuales para acelerar este proceso.
Conocer los requisitos del cliente potencial y las acciones tomadas anteriormente permite a los vendedores personalizar su enfoque de comunicación. Responder a las consultas de los prospectos de manera rápida y personalizada es esencial en el mundo de las ventas.
Mediante la automatización, los equipos de ventas pueden agilizar la distribución de clientes potenciales, garantizar respuestas oportunas y ofrecer un servicio más eficiente que se adapte a las necesidades individuales de cada cliente potencial.
Evitas el abandono del cliente
Los recordatorios automatizados, tanto para el vendedor como para el cliente, garantizan que no se pierdan reuniones y que los calendarios no estén sobrecargados. Los vendedores también pueden utilizar un CRM para visualizar sus tareas del día y mantenerse organizados.
La automatización de recordatorios es esencial para mantener un seguimiento eficiente de las reuniones y tareas, lo que mejora la gestión del tiempo y la productividad del equipo de ventas. Al asegurarse de que todos estén al tanto de sus compromisos y actividades programadas, se reduce la posibilidad de confusiones y se optimiza la comunicación.
6 consejos para una buena automatización de ventas
Distribución de leads
Asignar clientes potenciales a tus representantes de ventas para conversaciones y seguimientos es conocido como distribución de leads. Esta tarea puede ser manejable cuando el número de clientes potenciales es bajo. Sin embargo, a medida que el volumen de leads crece y el tamaño del equipo aumenta, puede volverse un proceso caótico.
En este proceso, algunos leads pueden perderse, lo que resulta en oportunidades comerciales que no se aprovechan. Además, si la distribución no es equitativa, algunos representantes pueden recibir más leads de los que pueden gestionar, mientras que otros no recibirían ni un solo lead. La automatización de ventas es una solución a este desafío.
Imagina que tienes un startup de Fintech que ofrece una gama de servicios a tus clientes. Puede ser que desees asignar los leads en función del producto, antigüedad, disponibilidad del agente, ubicación, estado de la solicitud del lead y más.
También podrías establecer una lógica de distribución basada en la disponibilidad de los agentes o simplemente asignarlos de manera rotativa. Así es como se desarrollaría el flujo de trabajo de automatización de ventas para la distribución de leads.
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Priorización de leads
Si te ofrecieran la elección entre producto A y producto B, ¿cuál seleccionarías? Lo más probable es que elijas el producto A, ¿verdad? ¿Por qué? Porque se ajusta a tu gusto.
De manera similar, esto se aplica a los clientes potenciales en los negocios. Es esencial dirigir tus esfuerzos hacia aquellos que encajan con el perfil de tus clientes ideales. La priorización de leads implica identificar aquellos prospectos con más probabilidad de realizar una compra.
Y esta acción es respaldada por razones sólidas. Si no los persigues a tiempo, podrías perderlos ante tus competidores. Por lo tanto, la priorización de leads se convierte en otro elemento fundamental de la automatización de ventas.
Puedes determinar la importancia de los leads en función de diversos criterios, como ubicación, atributos como edad y género, y también según su intención de compra. Esta estrategia te permite enfocarte en los leads con mayor potencial y tomar acciones oportunas para asegurar su conversión.
Calificación de leads
Hemos discutido recientemente la priorización de leads basada en ciertos atributos. También es posible asignar valor a estos atributos o medirlos de manera cuantitativa. Asigna un valor más alto al atributo más relevante y uno menor al que tenga menos importancia.
Luego, cualifica los leads sumando todos los valores asignados. A mayor puntuación de calidad, mayores serán las posibilidades de conversión. Vamos a entender esto con un ejemplo.
Imagina que vendes utensilios de cocina de alta gama en Lima. Tu perfil de comprador está compuesto por mujeres de entre 40 y 60 años, profesionales que trabajan y que viven en Boulder. Supongamos también que envías tus productos a áreas cercanas.
Asignas un valor de 30 a la ubicación Lima, 20 a las áreas donde el envío es posible y 0 a otras ciudades. Haces lo mismo con los demás atributos.
Un lead, que es una mujer de Lima y trabaja como VP de Marketing, obtiene un valor de calidad más alto que alguien de México.
Esta es la idea detrás de la calificación de leads. Filtras los leads según los atributos que mejor se ajustan al perfil de tu cliente ideal.
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Lead nurturing
Recientemente, se sabe que el tiempo promedio necesario para ganar un cliente y hemos constatado que apenas el 5-10% de los prospectos están listos para comprar en el primer día. El 90% de los prospectos requiere nutrición, apoyo y comunicación constante durante todo el ciclo de ventas.
En un mundo ideal, tendrías la capacidad de comunicarte personalmente con cada prospecto que ingrese a tu proceso de ventas. Sin embargo, para la mayoría de los equipos de ventas, especialmente si estás buscando expandirte rápidamente, esto no es factible.
Debes encontrar un equilibrio entre la eficiencia de la automatización y el reconocimiento de que tus prospectos probablemente prefieren la comunicación personalizada.
Una táctica consiste en comunicarte personalmente con un nuevo prospecto, y si no recibes respuesta, incorporarlos a una serie automatizada de correos electrónicos para nutrición de prospectos.
Tan pronto como el prospecto responda, puedes eliminarlos automáticamente de la secuencia automatizada y ponerlos en contacto con un vendedor para una experiencia más individualizada.
Todo esto disminuye significativamente el tiempo de respuesta y permite que tu equipo de ventas se concentre en los prospectos comprometidos, confiando en la automatización para calentar a los prospectos inactivos hasta que estén listos para concretar una venta.
Asignación de tareas
La automatización puede contribuir a mantener a tu equipo de ventas organizado y alineado, permitiéndoles centrarse en lo que hacen mejor: cerrar acuerdos.
Notifica a un representante de ventas cuando su cliente potencial toma una acción. Si un cliente potencial visita páginas específicas o realiza una solicitud de precios, envía una notificación automática para que tu vendedor pueda dar seguimiento directamente.
Informa a los vendedores cuáles clientes potenciales están mostrando mayor interés. Activa automáticamente notificaciones por WhatsApp y asigna tareas en función de los cambios en el puntaje de los leads, para que siempre puedas dar seguimiento a los acuerdos con mayores probabilidades de cierre.
Distribuye los nuevos leads en todo tu equipo de ventas, sin necesidad de hojas de cálculo o generadores de números aleatorios. Asigna tareas a los vendedores individuales y luego activa nuevas automatizaciones una vez que se marque una tarea como completada.
Evita que las tareas de ventas queden olvidadas o se acumulen. Utiliza las automatizaciones de ventas para asignar tareas a tu equipo de ventas cuando un contacto realiza una acción específica o alcanza un determinado puntaje de lead.
También puedes agregar notificaciones desde las automatizaciones de ventas y las campañas de nutrición para recordar a tu equipo dar seguimiento a sus leads.
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Creación de ofertas
La automatización en el flujo de datos hacia y desde tu CRM puede ahorrarte varias horas cada semana.
Mediante la automatización de ventas, puedes lograr automáticamente lo siguiente:
- Generar un nuevo acuerdo cuando un cliente potencial complete un formulario, descargue un imán de leads o solicite una demostración.
- Actualizar los dueños de los acuerdos en función de las acciones de un cliente potencial.
- Modificar campos personalizados de un contacto.
- Avanzar acuerdos a una nueva etapa.
- Marcar un acuerdo como ganado o perdido.
- Actualizar el valor de un acuerdo.
Cada etapa de tu pipeline representa un compartimiento en el que ubicas a los clientes potenciales hasta que avancen en tu proceso de ventas. Cuando un cliente potencial avanza a una etapa siguiente en el pipeline, normalmente ocurre un evento importante, como la programación de una reunión, la firma de un contrato o la realización de una demostración.
Mediante la automatización de ventas, puedes mover automáticamente el acuerdo a la siguiente etapa del pipeline cuando se produce un evento relevante. Esto garantiza que tus acuerdos siempre estén en la ubicación adecuada en tu CRM, sin que necesites actualizar manualmente cada uno.
La automatización de ventas facilita el movimiento de acuerdos entre etapas del pipeline:
- Al marcar una tarea como completada, el acuerdo pasa automáticamente a la siguiente etapa en el pipeline.
- Cuando un acuerdo se desplaza a una nueva etapa del pipeline, se ajusta la fecha estimada de cierre.
- Si un cliente potencial programa una llamada o completa un formulario, la etapa del pipeline se actualiza automáticamente.
Conclusión
La implementación efectiva de automatización de ventas puede disminuir costos y tener un gran impacto en el flujo de ventas, siempre y cuando se aplique una estandarización adecuada en el proceso. Esto implica estandarizar la implementación, evaluación y revisión para maximizar los beneficios de la automatización.
Frecuentemente, una solución omnicanal es la elección principal para automatización integral, centralizando los procesos y permitiendo escalabilidad y mejoras en la automatización. Esto también simplifica el almacenamiento de datos y la gestión de oportunidades.
Los resultados son beneficiosos tanto para el negocio como para los clientes: resolución rápida de consultas, comunicaciones personalizadas y equipos de ventas más felices al liberarlos de tareas monótonas y permitirles enfocarse en vender y ayudar a los clientes a sacar el máximo provecho de productos y servicios.
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