WhatsApp quick reply: 10 plantillas gratis de mensajes rápidos

Tener que escribir desde cero mensaje por mensaje para responder cientos de consultas repetitivas definitivamente es una tarea tediosa que quita mucho tiempo y que se puede simplificar de manera muy sencilla con la opción WhatsApp quick reply. 

Si tienes WhatsApp Business y aún no has aprovechado esta función porque no sabes dónde se encuentra y qué plantillas crear para cada situación frecuente, no te preocupes. En este artículo, conocerás la definición y cómo funcionan las respuestas rápidas de WhatsApp Business.

Asimismo, tendrás acceso a 10 plantillas gratis para que puedas configurarla según las necesidades de tus clientes. Sin más preámbulos, ¡acompáñame!

¿Qué es WhatsApp quick reply?

WhatsApp Quick Reply, o respuestas rápidas de WhatsApp, es una función diseñada para agilizar las interacciones con los clientes y proporcionarles una experiencia más fluida y eficaz. Esto es posible con respuestas predefinidas para mensajes frecuentes.

Es importante destacar que esta opción está disponible para WhatsApp Business, el cual admite solo un usuario por dispositivo y tiene un tope de 50 respuestas rápidas, mientras que con la API de WhatsApp Business puedes crear muchos más mensajes y configurarlos con ayuda de los chatbots para que sean totalmente automáticos.

Ojo que en la parte del envío de mensajes no se trata sólo de almacenar todas las plantillas que creas conveniente sino de la tarea adicional de presionar el símbolo / en el cuadro del chat del usuario para que se muestren los mensajes rápidos preconfigurados.

Esto no sucede con la API de WhatsApp Business, el cual puede ser manejado por más de un agente y los mensajes emergen en los chats 100% automatizados y se adaptan a la consulta según los parámetros con los que fueron configurados.

¿Cómo usar las respuestas rápidas de WhatsApp?

Para crear respuestas rápidas de WhatsApp sigue estos pasos:

1. Abre el chat de los clientes.
2. Presiona en los tres puntos de la parte superior de la pantalla.
3. Elige ‘herramientas para la empresa’.
4. Desplázate hacia abajo y pulsa en ‘respuestas rápidas’.
5. En la parte de abajo presiona el círculo verde.
6. Aparecerán tres campos por llenar: texto, atajo y palabras claves.
7. En la parte de texto escribe el mensaje frecuente que deseas.

Cada vez que un cliente haga una consulta, abre el chat, presiona el símbolo / y aparecerá una lista de mensajes preconfigurados. Selecciona el que se adapte a la consulta y así evitarás tener que escribir manualmente un mensaje largo.

Ventajas de WhatsApp quick reply

• Eficiencia en la comunicación: acelera la comunicación al ofrecer respuestas instantáneas a mensajes comunes, lo que da tranquilidad a los clientes.
• Ahorro de tiempo: al eliminar la necesidad de escribir respuestas repetitivas, se ahorra un tiempo valioso que puede ser empleado para otras actividades
• Respuestas consistentes: garantiza respuestas consistentes y precisas, evitando malentendidos y mejorando la calidad de la comunicación.
• Mejora la experiencia del cliente: proporciona respuestas rápidas y efectivas, lo que hace que el cliente se lleve una impresión positiva.
• Fácil configuración: solo hace falta entrar a la opción de ‘herramientas para la empresa’ y desde ‘respuestas rápidas’ configurar los mensajes. 
• Gestión eficiente de mensajes: te permite tener todas las comunicaciones repetitivas estructuradas lo que da orden al proceso de comunicación.

Ejemplos de respuestas rápidas de WhatsApp

¡Toma nota de estas plantillas gratuitas de WhatsApp para impulsar tus ventas!

1. Para informar sobre horarios

Puede que esté consignado en el perfil del negocio los horarios de atención y que el cliente ni se haya tomado el tiempo de fijarse. Esto pasa a menudo. Por eso, no está demás crear una plantilla sobre los horarios disponibles y la consulta puntual.

Ejemplo 1

¡Hola! Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m. ¿En qué podemos ayudarte hoy?

Ejemplo 2

Buen día, nuestro equipo está aquí para ayudarte de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. ¿En qué podemos colaborar contigo?

2. Para recordatorios de cita

Las citas son un clásico para varias industrias, principalmente para los sectores salud y educación. Así que considera los aspectos más elementales (lugar, hora, fecha, pedido de llevar el documento de identidad y la pregunta de si desea reprogramar).

Ejemplo 1

¡Hola! Para recordarte que tu cita es hoy a las 4.00 p.m. con el doctor Eduardo Pérez en [lugar]. No olvides tu DNI.

Ejemplo 2

¡Hola! Solo queríamos recordarte tu cita de mañana a las 3.00 p.m. ¿Necesitas reprogramar o confirmar asistencia?

3. Para pedir retroalimentación

Aprovecha estas plantillas para solicitar la retroalimentación de tus clientes. Sus opiniones te ayudarán a elevar la calidad del servicio y detectar oportunidades. Para ello, te recomiendo realizar las encuestas de Customer Satisfaction Score y Net Promoter Score.

Ejemplo 1

¡Hola!, ¿cómo calificarías nuestros servicios en una escala del 1 al 5? (siendo 5 la mejor puntuación). Tu opinión es valiosa para nosotros.  💬

Ejemplo 2

Hola!, ¿podrías contarnos más sobre lo que te gustó o cualquier área en la que crees que podríamos mejorar? Tu opinión vale oro para nosotros. 💬

4. Para ofrecer descuentos

En eventos especiales como Cyber Day, Cyber Wow, Día de la Madre u otros no olvides lanzar campañas de descuentos para que tus clientes no desaprovechen la oportunidad de conseguir sus productos favoritos a precios asequibles.

Ejemplo 1

¡Hola, gracias por tu lealtad! Por ello, queremos ofrecerte un 20 % de descuento en tu próxima compra. ¡Entra aquí para ver el catálogo! [Enlace].

Ejemplo 2

¡Hola! Esta semana todos nuestros productos tienen un descuento del 25 %. ¡No te pierdas esta increíble oferta! 🚨

5. Para dar soporte técnico

Comprender que la solicitud de asistencia técnica puede venir acompañada de tensiones y urgencia es importante para elegir cuidadosamente las palabras que aplacaran esas sensaciones de estrés. Por eso, tus mensajes deben dejar en claro el compromiso de la empresa por la solución inmediata del problema.

Ejemplo 1

¡Hola! Por supuesto, estamos aquí para ayudarte. Entra aquí para acceder a nuestro centro de ayuda y ofrecerte una guía detallada.

Ejemplo 2

Hola! Hemos lanzado una nueva actualización que aborda el problema que describes. Por favor, actualiza la aplicación y verifica si el problema persiste.

6. Para expresar gratitud

La gratitud es una muestra de aprecio y consideración que contribuye de a pocos a fortalecer tu relación con los clientes. Por eso, después de cada compra usa estas plantillas para hacerles saber que valoras su preferencia y que ellos son la razón de ser del negocio.

Ejemplo 1

Gracias por ser parte de nuestra comunidad! Estamos aquí para cualquier consulta que tengas. 🤗

Ejemplo 2

¡Gracias por elegirnos una vez más! Estamos aquí para brindarte el mejor servicio.

7. Para seguimiento de pedido

Estas plantillas son ideales para las tiendas e-commerce que suelen enviar pedidos continuamente. Una forma de dar tranquilidad y transparencia es hacerle ver al cliente el recorrido que sigue el producto comprado hacía su domicilio. Aquí dos ejemplos.

Ejemplo 1

¡Hola! 🚚 Tu pedido está en camino. Para obtener detalles de seguimiento, entra a nuestra página web. [Enlace]

Ejemplo 2

¡Hola, [nombre del cliente]! Gracias por tu mensaje. Estamos verificando el estado de tu pedido y te daremos una actualización en breve. ⌛

8. Para ofrecer disculpas

En un ofrecimiento de disculpas debe sentirse la empatía y la celeridad con que actuará la empresa para remediar el problema. El cliente, por lo general, está fastidiado con algo relacionado a tus servicios y lo que más necesita es que termine pronto la mala experiencia, la cual si no logras abordar con éxito puede erosionar la confianza.

Ejemplo 1

¡Hola! Tomamos nota de lo sucedido ✍ ️y te pedimos sinceras disculpas. Nuestro agente se comunicará contigo para resolverlo cuanto antes.

Ejemplo 2

¡Hola! Queremos disculparnos por los problemas ocasionados. Estamos resolviéndolos ahora mismo. Estamos comprometidos con la solución.

9. Para dar información de producto

Abordar las inquietudes del cliente con preguntas precisas y que faciliten su viaje hacia la compra aumentará las posibilidades de cerrar ventas exitosas.

Ejemplo 1

Sí, contamos con la información que necesitas sobre nuestros productos. ¿Hay algo específico que estés buscando? ✍️

Ejemplo 2

Por supuesto! ¿Qué tipo de productos te interesan? Podemos brindarte detalles al instante. Entra a nuestro catálogo y elige el que prefieras. 👉 [Enlace]

10. Para aumentar suscriptores

Por último, puedes remitir a tus clientes a otras plataformas de tu negocio. Por ejemplo, si tienes una lista de usuarios a los que ofreces contenidos especializados por qué no invitarlos a suscribirse a un newsletter para aumentar las posibilidades de conversión.

Ejemplo 1

¡Hola! 🚀Suscríbete a nuestro newsletter para obtener los mejores consejos de nutrición y ejercicios. ¿Listo para mejorar tu salud de la mano de expertos?

Ejemplo 2

¡Suscríbete ahora y obtén un descuento del 10 % en tu próxima compra! 🛍️ No te pierdas nuestras ofertas exclusivas para suscriptores. ✨

¿Qué mensaje poner en respuesta automática de WhatsApp?

En WhatsApp Business solo puedes automatizar dos tipos de mensajes: el de bienvenida (dedicado a los que escriben por primera vez y no están en la lista de contactos) y de ausencia (para los que escriben fuera del horario de atención). Enseguida un par de ejemplos.

Mensaje de bienvenida:

¡Hola, [nombre del cliente]! Te damos la bienvenida a [nombre de la empresa]. Estamos aquí para darte tu experiencia excepcional. ¿Hay algo en particular en lo que podamos ayudarte?

Mensaje de ausencia:

Hola, ¡gracias por tu mensaje! Estamos fuera de horario de atención, pero responderemos tan pronto como regresemos. Si es urgente, accede al centro de ayuda de nuestra página web. ¡Gracias! 👉 [Enlace]

Todo negocio debe saber qué poner en mensaje de ausencia para que los clientes no se frustren al esperar mucho tiempo cuando quizá su consulta tiene una solución sencilla, la cual puede ser resuelta leyendo la sección de preguntas frecuentes del sitio web.

¿Cómo personalizar WhatsApp quick reply?

Una vez hayas presionado sobre el cuadro del texto del chat el símbolo / llega el momento de seleccionar el mensaje que corresponde a la consulta y cuando ocupe totalmente el cuadro puedes escribir el nombre del cliente para personalizarlo.

¿Hay alguna limitación en el número de caracteres de WhatsApp quick reply?

Sí, hay una limitación. Máximo se permite hasta 25 caracteres en el recuadro, por lo que el mensaje debe ser conciso, directo y contener un llamado a la acción para impulsar al cliente a dar clic a un enlace, responder sí o no o realizar cualquier otra acción.

Conclusiones

¿Te preguntabas cómo escribir una respuesta rápida en WhatsApp? Ahora ya sabes que en cuestión de segundos puedes crear tu primer mensaje. Solo procura que estos transmitan el tono comunicativo, la personalidad de la marca, mínimo un llamado a la acción e incluye emojis para darles vida y despertar el interés de los clientes.

Es cierto que para activar las respuestas rápidas un agente tiene que presionar el símbolo / en el cuadro del chat, lo que a primera vista puede resultar muy manual, aunque te diré que para pequeñas y medianas empresas que manejan pocos clientes es suficiente.

No obstante, si tienes un equipo de agentes que lidia con altos volúmenes de solicitudes ahí sí de hecho tienes que considerar la posibilidad de migrar a WhatsApp Business API cuyos chatbots automatizarán todos los mensajes que quieras y, además, están entrenados para desarrollar otras tareas que te convienen, como recopilar información y dar sugerencias.