Cómo automatizar respuestas en WhatsApp con bots, botones y listas

La comunicación instantánea es fundamental para mantener la competitividad en el mercado. WhatsApp se ha convertido en una herramienta indispensable para las empresas, pero responder a cada mensaje de forma manual puede resultar abrumador y poco eficiente.

Es por eso que la automatización de respuestas en WhatsApp mediante bots, botones y listas se ha vuelto cada vez más popular. En este artículo, exploraremos cómo puedes utilizar estas herramientas para mejorar la atención al cliente, agilizar tus procesos comerciales y optimizar tu estrategia de comunicación en WhatsApp.

¿Qué es la automatización de respuestas en WhatsApp?

La automatización de respuestas en WhatsApp es el proceso de configurar sistemas automáticos para responder a mensajes recibidos en la plataforma. Estos sistemas pueden incluir bots, botones de respuesta y listas interactivas que permiten a las empresas proporcionar respuestas instantáneas y personalizadas a sus clientes.

¿Por qué automatizar las respuestas en WhatsApp?

La automatización de respuestas en WhatsApp ofrece una serie de beneficios para las empresas, incluyendo:

Eficiencia

Los bots pueden responder instantáneamente a consultas comunes, liberando tiempo para que tu equipo se enfoque en casos más complejos.

Disponibilidad 24/7

Los bots pueden estar disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite a tus clientes obtener respuestas incluso fuera del horario laboral.

Personalización

Con la automatización, puedes crear respuestas personalizadas basadas en las necesidades y preferencias de tus clientes.

Agilidad

La automatización permite responder rápidamente a consultas recurrentes y procesar solicitudes de manera más eficiente.

¿Cómo automatizar respuestas en WhatsApp con bots?

Los chatbots en WhatsApp presentan una oportunidad significativa para optimizar diversos procesos dentro de las empresas. En el proceso de las preguntas frecuentes, los chatbots permiten configurar un sistema de respuestas automáticas que brinda respuestas instantáneas a los clientes.

Esta implementación no solo agiliza la atención al cliente, sino que también reduce la carga sobre el equipo de soporte, permitiéndoles enfocarse en problemas más complejos. Esta automatización mejora la eficiencia operativa y asegura que los clientes reciban la información necesaria sin demoras, fortaleciendo la relación entre empresa y consumidor.

Además, ofrecer soporte al cliente a través de WhatsApp mejora la eficiencia en la resolución de dudas o problemas. La capacidad de interactuar de manera rápida y efectiva por este medio mantiene altos niveles de satisfacción del cliente.

¿Cómo crear bots en WhatsApp desde Score?

1) Ya familiarizado con la plataforma, debes buscar la sección de flujos, selecciona chatbots y da click en el canal de WhatsApp.

2) Identifica el chatbot con un nombre y una descripción. Además, aquí tendrás un recordatorio de que este no podrá atender tickets si no se cuenta con saldo dentro de la plataforma.

3) Configura los horarios día por día con sus rangos horarios respectivos.

4) Selecciona el WhatsApp correspondiente y el identificador. Este no puede estar vinculado a otras colas.

5) En este paso debes configurar la acción a realizar después de pasar el tiempo de espera. Tienes 3 alternativas: que el chatbot no haga nada, configurar un mensaje después de un tiempo establecido para resolver el ticket o transferir a una cola junto al envío de un mensaje automático.

6) Con estos pasos ya tienes tu chatbot. Ahora crearás el flujo de mensajes, donde tienes un mensaje inicial (puede ser una bienvenida) y las opciones de selección que desglosa el mismo.

¿Cómo automatizar respuestas en botones en mensajes de WhatsApp?

El uso de botones en WhatsApp para automatizar respuestas se está convirtiendo en una herramienta clave para optimizar la eficiencia y mejorar la experiencia del usuario en sus interacciones con las empresas.

En el área de soporte al cliente, la implementación de botones permite proporcionar respuestas rápidas a preguntas frecuentes, facilitando la obtención de información importante de manera instantánea.

Además, esta funcionalidad permite guiar a los usuarios hacia soluciones específicas para problemas comunes, mejorando la efectividad del servicio al cliente y reduciendo el tiempo de resolución de incidencias.

En ventas y marketing, los botones en WhatsApp ofrecen una manera sencilla y directa para que los usuarios naveguen entre las opciones de productos o servicios disponibles. Esto no solo facilita el acceso a información detallada, sino que también mejora el proceso de conversión al permitir que los usuarios respondan a promociones y ofertas con un solo clic.

La capacidad de enviar notificaciones y recibir respuestas rápidas a través de botones aumenta el engagement y la tasa de respuesta de las campañas de marketing, haciendo que estas sean más efectivas y atractivas.

En la gestión de citas y reservas, los botones en WhatsApp simplifican considerablemente la programación y confirmación de citas. Los usuarios pueden seleccionar fechas y horas disponibles con facilidad, y recibir recordatorios que pueden confirmar o reprogramar con un solo clic.

¿Cómo crear botones en WhatsApp desde Score?

Para crear los botones en WhatsApp desde Score, debes seguir los pasos que has visto para crear los bots. Desde ahí, debes seguir con estos pasos.

Selecciona la opción de agregar botones.

Luego, dale a Agregar botón. Recuerda que solo puedes añadir 3 botones como máximo. No obstante, dentro de una respuesta que ofrece un botón, puedes añadir 3 más, y así consecutivamente.

También puedes transferir la atención a una cola de atención. Quiere decir que el ticket de atención será transferida a un agente en tiempo real.

¿Cómo automatizar respuestas con listas de mensajes en WhatsApp?

Las listas en WhatsApp representan una herramienta poderosa para la automatización de respuestas en diversos sectores.

En el ámbito de atención al cliente, la implementación de FAQs automatizadas y el seguimiento de tickets permiten que los clientes obtengan respuestas inmediatas a sus consultas y monitoreen el estado de sus solicitudes sin la intervención constante de un agente.

Esta funcionalidad no solo mejora la eficiencia operativa sino que también reduce los tiempos de espera, ofreciendo una experiencia más ágil y satisfactoria para el usuario.

Asimismo, las listas para la recolección de información de clientes potenciales optimizan el proceso de identificación de intereses, mejorando la calidad de los leads obtenidos y permitiendo una personalización más precisa de las campañas de marketing.

Para la gestión de reservas y citas, así como para recordatorios y notificaciones, las listas automatizadas en WhatsApp son cruciales. La posibilidad de que los clientes seleccionen fechas y horas disponibles para reservas o que confirmen, cancelen o reprogramen citas de manera autónoma agiliza significativamente estos procesos.

¿Cómo crear listas en WhatsApp desde Score?

Para crear las listas en WhatsApp desde Score, debes seguir los pasos que has visto para crear los bots. Desde ahí, debes seguir con estos pasos.

Selecciona la opción de agregar lista.

Agrega una sección y luego dale a agregar ítem. Como máximo puedes añadir 10. Estas serán las opciones que el usuario podrá interactuar.

En cada ítem podrás seleccionar acciones específicas, como un nuevo mensaje, botones e incluso transferir la atención a un agente.

Ejemplos de automatización de respuestas en WhatsApp

LimAutos

LimAutos ha logrado un éxito notable al aprovechar WhatsApp como su principal canal de ventas. Con un enfoque digital que representa el 90% de su embudo de ventas, han implementado chatbots en WhatsApp para mejorar la prospección de leads.

Estos chatbots proporcionan un filtro inicial que ayuda a comprender mejor a los clientes potenciales y los dirige hacia una etapa de cierre con los asesores de ventas conectados a Ticker.

La preferencia de los usuarios por canales digitales como WhatsApp para obtener información sobre precios, características y promociones ha llevado a LimAutos a potenciar su operación mediante una gestión eficiente de estos canales.

La implementación de campañas masivas de WhatsApp para remarketing, utilizando Ticker y la API de WhatsApp Business, les ha permitido diseñar y programar campañas según las segmentaciones necesarias, lo que resulta en una estrategia más efectiva y dirigida.

El uso de chatbots en WhatsApp para la prospección ha optimizado los tiempos de primer contacto y ha proporcionado a LimAutos un canal de prospección más eficiente.

Estos chatbots utilizan funcionalidades interactivas para mejorar la experiencia del cliente y han ayudado a automatizar la operación del Contact Center, mejorando las métricas de contacto clave y acelerando el tiempo de respuesta a los usuarios.

En conjunto, estas estrategias han mejorado significativamente el proceso de ventas de LimAutos, aumentando la eficiencia y la satisfacción del cliente.

Aviva

Clínica Aviva, ubicada en Lima Norte y perteneciente al grupo Intercorp, se destaca por ofrecer servicios médicos de calidad en más de 20 especialidades. Con el objetivo de mejorar la experiencia del paciente, la clínica implementó dos programas principales:

Avivacura, para tratar urgencias médicas y recuperar la salud, y Avivacuida, centrado en la prevención de enfermedades. Para mantener su compromiso con la excelencia en el servicio y la tecnología, Clínica Aviva decidió automatizar el proceso de citas médicas a través de WhatsApp, el canal más utilizado por sus pacientes.

En colaboración con Securitec, implementaron chatbots en WhatsApp para facilitar la reserva de citas, integrándolos eficazmente con su ERP interno y la plataforma omnicanal Ticker.

Gracias a una exitosa coordinación entre los equipos de Clínica Aviva y Securitec, la implementación se llevó a cabo según lo planificado. La integración en tiempo real entre Ticker y el ERP permite que cualquier cambio en las citas se refleje instantáneamente en los sistemas de la clínica.

Los chatbots en WhatsApp permiten a los usuarios reservar citas seleccionando especialidades, médicos, horarios y especificando si son pacientes existentes o familiares. Esta automatización ha optimizado significativamente los tiempos de reserva, reduciendo la intervención humana y aumentando la eficiencia del proceso.

Como resultado, la cantidad de citas agendadas a través de WhatsApp ha aumentado considerablemente, representando el 20% del total de reservas digitales.

Esta implementación ha ayudado a Clínica Aviva a gestionar el aumento de la demanda, optimizar los tiempos y mejorar la tasa de conversión de casos atendidos por agentes, lo que contribuye a una mejor experiencia del paciente.

Cepeban

CEPEBAN, reconocido como el principal instituto de formación bancaria en el Perú, se destaca por sus especializaciones en Administración Bancaria y Finanzas, Administración de Empresas y Contabilidad.

Su enfoque en la calidad educativa le ha valido la renovación institucional por parte del Ministerio de Educación del Perú, gracias a sus métodos de estudio, infraestructura académica, tecnología e innovación.

Con el objetivo de mejorar la administración y contacto con sus leads digitales, CEPEBAN implementó Ticker, una solución omnicanal, enfocada en gestionar de manera eficiente su canal principal de contacto, WhatsApp.

Esta migración a la versión de WhatsApp Business API les permitió mejorar su tasa de conversión en el canal digital en un 27%. La integración con WhatsApp Business API les brindó las funcionalidades necesarias para optimizar su performance en el canal de contacto principal.

La institución diseñó, creó e implementó un chatbot en WhatsApp, con la ayuda del equipo de Customer Success de Securitec, para realizar el primer contacto con los leads provenientes de diferentes canales digitales.

Antes de la implementación de Ticker, CEPEBAN utilizaba varios números de WhatsApp para grupos de asesores comerciales, pero con el nuevo chatbot optimizaron los tiempos de operación. Ahora, el chatbot atiende a los leads digitales, proporcionándoles información y estableciendo un flujo automatizado para determinar su nivel de prospección.

Esta estrategia ha permitido a CEPEBAN ofrecer información más precisa y adecuada a sus contactos, mejorando así la eficiencia de su proceso de prospección.

Conclusión

La automatización de respuestas en WhatsApp representa un avance significativo en la optimización de la comunicación empresarial. Implementar bots, botones de respuesta y listas interactivas no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también ofrece una experiencia de cliente superior y reduce la carga de trabajo manual para los equipos de atención al cliente y ventas.

 Al adoptar estas herramientas, las empresas pueden gestionar un mayor volumen de consultas, proporcionar respuestas rápidas y precisas, y, en última instancia, aumentar la satisfacción y fidelización de sus clientes.

¡No esperes más para transformar tu comunicación con los clientes! Implementa hoy mismo la automatización de respuestas en WhatsApp y descubre cómo puede mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente en tu negocio.

Si estás listo para dar el siguiente paso, contacta con nosotros y descubre cómo Score de Securitec puede ayudarte a configurar y optimizar tus bots y listas interactivas de manera rápida y sencilla.